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Virtuelles Handbuch Informationswissenschaft

Einführung in die (Informations-)Systemanalyse

Beispiel „Informationssystem“

Heinz-Dirk Luckhardt

Ein System besteht aus den folgenden Komponenten:

  • Systemelementen
  • Beziehungen zwischen den Elementen
  • Einer Systemgrenze zur „Umwelt“
  • Einem Zweck (Funktion eines Systems)
  • Einem zeitlichen Entwicklungsverhalten: Systemdynamik / Kontinuität / Stabilität
  • sowie dem Querschnittselement „Identität“ = Systemgrenze + Systemdynamik

Wir wollen dies im Folgenden auf den Typus „Informationssystem“ anwenden. Die Darstellung ist bei weitem nicht als umfassend anzusehen.

Systemelemente

  • Dokumente (Informationsobjekte)
    • Einzeldokumente
    • Dokumentmengen
  • Systemstruktur
    • Ordnung der Objekte (Hierarchie, Netz)
  • Systemfunktionen (Funktionalität)
    • Informationssuche
    • Informationsvisualisierung
    • Darstellung / Ausgabe von Informationsobjekten
  • Systemoberfläche(n)
  • Systemverwaltung
    • Input, Output
    • Kosten-/Ressourcenverwaltung
    • Zugangsverwaltung
  • Systemqualität
    • Benutzbarkeit, Aktualität, Vollständigkeit, Präzision, Korrektheit, Konsistenz, Glaubwürdigkeit …
    • inf. Mehrwerte (Information Retrieval, Überwindung von Sprachbarrieren)
  • Informationstechnologie

Die wichtigsten Elemente eines Informationssystems sind die Informationsobjekte, die potentiellen Träger von Information. In der Regel sind es mehr oder weniger komplex strukturierte Dokumente wie Bücher, Zeitschriften, Artikel, Aufsätze, etc. oder andere Medien wie Tondokumente oder Filme. Die Objekte können in Mengen gruppiert sein, z.B. Artikel einer Zeitschriftenausgabe oder Beiträge eines Sammelbandes. Systeme können unterschiedliche Strukturen aufweisen. Die wichtigste ist die Ordnung der Objekte, die sich am häufigsten als Hierarchie darstellt, z.B. als Bibliotheksklassifikation oder -katalog. Auch bei Websites ist die Grundstruktur die einer Hierarchie, wobei aber die Einzelobjekte (Webseiten) zusätzlich in ein Netz eingebunden sind.

Besonders wichtig bei Informationssystemen sind die Systemfunktionen, zusammen gefasst als „Funktionalität“. Dazu gehört v.a. die Informationssuche, selbst ein u.U. komplexes Teilsystem, und die Darstellung der Ergebnisse der Suche. Der Zugang zum System für die Benutzer geschieht über die Systemoberfläche(n), über die die Systemfunktionen abgebildet werden. Die ökonomisch-technische Seite wird im Element „Systemverwaltung“ realisiert.

Aus informationswissenschaftlicher Sicht ist – neben den Informationsobjekten selbst und der Systemfunktion „Informationssuche“ – besonders das Systemelement „Qualität“ von Bedeutung. Hierher gehören zentrale Begriffe wie Bedarfs- und Benutzungsanalyse und Usability (Benutzbarkeit) sowie eher allgemeine Qualitätskriterien wie Aktualität, Vollständigkeit (~ recall), Präzision (~ precision), Korrektheit, Konsistenz, Glaubwürdigkeit. Zu den informationswissenschaftlichen Mitteln zum Erreichen dieser Qualität gehören v.a. die Verbesserung des Information Retrieval und Mittel zur Überwindung von Sprachbarrieren.

Als letztes Systemelement ist die Informationstechnologie zu nennen.

Beziehungen zwischen den Elementen

Eine wichtige Bedingung für Systemhaftigkeit ist es, dass die Systemelemente nicht beziehungslos nebeneinander stehen, sondern in einem vielfältigen Geflecht von Beziehungen untereinander. Diese Beziehungen können sehr einfach (z.B. Nachbarschaft von Büchern in einem Regal) oder höchst komplex sein (wie soll die Benutzeroberfläche gestaltet sein, damit das System benutzungsfreundlich wird?).

Systemoberfläche – Funktionen: Die Systemoberfläche muss die Systemfunktionen darstellen

Systemoberfläche – Dokumente: Die Systemoberfläche muss die Dokumente darstellen

Systemoberfläche – Benutzbarkeit: Die Systemoberfläche wirkt sich auf die Benutzbarkeit aus

Systemverwaltung – Systemqualität: Die Systemqualität hängt auch von der Systemverwaltung ab (Verlässlichkeit, Konsistenz …)

Dokumente untereinander: die Dokumente stehen untereinander in Beziehung (Verwandtschaft, Enthaltensein, zeitliche Abfolge, Angehörigkeit zu einer Serie …)

Systemgrenze zur „Umwelt“

Abgrenzung / Unterschiede zu anderen Systemen
Enthaltensein / Nichtenthaltensein von Informationsobjekten, Funktionen oder anderen Systemelementen
Einschränkungen der Benutzbarkeit / des Nutzerkreises

Die Abgrenzung zur Umwelt lässt ein System deutlich als solches erkennbar werden, sie trägt zu seiner Identität bei. Alles, was es von seiner Umwelt und von anderen Systemen unterscheidet, trägt dazu bei, die Grenze des Systems zu bestimmen. „Unterscheidung“ heisst abwägen, was zum System gehört und was nicht; was nicht dazu gehört, ist Teil der Umwelt, und dazu gehören auch andere Systeme.

Zweck (Funktion eines Systems)

Aus informationswissenschaftlicher Sicht ist der Hauptzweck eines Informationssystems der Zugang zu Information für Benutzer. Rein ökonomische Zwecke und allgemeine Ziele wie etwa Prestigegewinn haben die für die Informationswissenschaft geringere Bedeutung.

zeitliches Entwicklungsverhalten

Systemdynamik / Kontinuität
Anpassung an Anforderungen der Umwelt
Kontinuität der Identität stiftenden Funktionen

Das zeitliche Entwicklungsverhalten eines Systems wird von den Gegenpolen „Dynamik“ und „Kontinuität/Stabilität“ bestimmt. Kontinuität ist wichtig, weil sie einen wichtigen Teil der Identität darstellt: Systemgrenze und -funktionen müssen über die Zeitachse im wesentlichen stabil bleiben. Ebenso wichtig ist die Dynamik, was nicht bedeutet, dass sich ein System dauern ändern muss, sondern dass es ein Veränderungspotential besitzt, das die Anpassung an neue Umweltgegebenheiten erlaubt.

Querschnittselement: Identität

Insgesamt also tragen verschiedene Gesichtspunkte zur Identität eines Systems bei:

Systemgrenze / Unterscheidung von der Umwelt
Ziel / Funktionen
Kontinuität / Stabilität / Dynamik

Als Beispiele für Systeme werden im Folgenden die Fachrichtung Informationswissenschaft (als eher allgemeines Beispiel für ein System) und ihr Webangebot (als Informationssystem) präsentiert.