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Identität und Geschichte der Informationswissenschaft

Information und Dokumentation

6. Methoden und Verfahren der IuD

Projekte: Identität und Geschichte der Informationswissenschaft

Thema: ‚Information und Dokumentation‘
  1. Einleitung
  2. Formale Analyse und Erfassung von Dokumenten
  3. Inhaltserschließung
  4. Speicherung
  5. Recherche
  6. Reproduktion

6.1 Einleitung

An dieser Stelle werden kurz die Methoden und Verfahren der IuD-Praxis vorgestellt. Sie stellen das elementare „Rüstzeug“ der IuD dar und befassen sich im Wesentlichen mit der formalen Erfassung, der inhaltlichen Erschließung von Wissen, sowie deren Transformation und Darstellung in verschiedenen Speicherformen und -medien. Aber auch die Recherche bzw. die Reproduktion der Informationen bedarf bestimmter Vorgehensweisen. Im Folgenden wird die allgemeine Methodik der IuD-Tätigkeit aufgezeigt, ohne dabei die unterschiedlichen Informationssysteme zu berücksichtigen, in denen sie angewendet werden können.

6.2 Formale Analyse und Erfassung von Dokumenten

Aufgrund der immer größer werdenden Datenbasen erscheint es von großer Wichtigkeit, eine äußerst präzise und eindeutige Behandlung von dokumentarischen Daten durchzuführen. Sie ist seit je her die Hauptaufgabe von Bibliotheken und Archiven und heutzutage auch von Dokumentationsstellen. Es geht hier im Wesentlichen um das Festhalten „äußerer“ Kennzeichen eines Dokuments. Mittels der Beschreibung formaler Charakteristika, beispielsweise Autorname, Sachtitel, Erscheinungsform lassen sich die gesammelten und ausgewerteten Dokumente, identifizieren und wieder auffindbar machen. Diese verschiedenen formalen Charakteristika werden nach festgelegten Regeln zu „Auswertungselementen“ zusammengefasst, die sich sinnvoll nicht weiter untergliedern lassen (z.B. das Datum, bestehend aus Tag, Monat und Jahr, lässt sich nicht weiter unterteilen und ist folglich ein Auswertungselement). Zunächst werden alle bei der formalen Analyse ermittelten Auswertungselemente für ein Dokument schriftlich in festgesetzter Form und Reihenfolge festgehalten. Dann erfolgt eine Auswahl der als Ordnungs- und Suchmerkmal bestimmten Auswertungselemente. Mit Hilfe dieser formal gleichen Such- und Ordnungsmerkmale lassen sich einzelne Dokumente schnell in den Katalogen, Datenbanken, Bibliographien u.s.w. wiederfinden. Die Regeln zur formalen Analyse sind sowohl für manuelle, wie auch maschinelle Informationssysteme von elementarer Bedeutung.

6.3 Inhaltserschließung

  1. Abstracts/Abstracting:
    „An abstract is defined as an abbreviated, accurate representation of the contents of a document.“
    Das bedeutet, ein Abstract gibt kurz und prägnant die Aussage eines Textes wieder und ist zuweilen klarer als der Ursprungstext selbst, wobei es aber niemals mehr Informationen enthalten darf als dieser. Ein Abstract kann beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis, ein Auszug, eine Zusammenfassung, ein Kurzreferat, ein Sammelreferat sein.
    Die Qualität des Abstract hängt im Wesentlichen von der Vertrautheit des Abstracters mit dem Originaltext ab. Folgende Kriterien sind bei der Erstellung von Abstracts von Bedeutung: Vollständigkeit, Genauigkeit, Objektivität, Kürze, Verständlichkeit.
  2. Indexierung:
    Das Kurzreferat ermöglicht nur mittelbar einen Zugriff auf das gesuchte Dokument. Erst das Indexieren und Klassieren verschafft einen unmittelbaren Zugang zu dem Dokument. Unter Indexierung versteht man das Zuordnen von Deskriptoren (systemspezifische Schlagwörter), Schlagwörtern, Stichwörter, etc. zu einem bestimmten Text, wobei verschiedene Dinge beachtet werden müssen (z.B. Indexierungsvokabular, Indexierungssprachensyntax). Das Klassieren meint das anschließende Zuordnen zu Klassen.
    Heutzutage finden in der Informationspraxis sowohl EDV-gestützte als auch nicht EDV-gestützte (intellektuelle) Ansätze des Indexierens Anwendung.
  3. Klassifikation:
    Allgemein kann man unter Klassifikation die Gruppierung oder Einteilung des gesamten Wissens nach einheitlich methodischen Kriterien verstehen. Die einzelnen Bestandteile der Klassifikation werden als „Klassen“ bezeichnet. Die Zuordnung zu einer bestimmten Klasse erfolgt durch das Vorhandensein mindestens eines gemeinsamen Merkmals, das den Objekten einer bestimmten Klasse eigen ist (s.o.: klassieren). Die Hauptfunktion der Klassifikation ist also das Ordnen von Sachverhalten, die durch die formale Analyse für wichtig erachtet und durch die Indexierung „zusammengefasst“ wurden ist.
    Die schrittweise Strukturierung bzw. Zuordnung eines bestimmten Platzes der Klassen erfolgt in einem sogenannten Klassifikationssystem. Es handelt sich also um systematisierte Zusammenstellung von Begriffen, bei denen insbesondere die hierarchische Anordnung der Begriffe eine Rolle spielt. Es gibt verschiedene Klassifikationssysteme, Internationale Dezimalklassifikation (DK), die Internationale Patentklassifikation (IPC), Colon-Klassifikation (nach RANGANATHAN), Klassifikationsmodell (nach TOMAN), die unterschiedlich facettenreich strukturiert sind.

6.4 Speicherung

Um ein Wiederauffinden von Informationen zu jeder Zeit zu ermöglichen, müssen die Informationen speziell geordnet sein (siehe Inhaltserschließung). Generell muss hier zwischen dem Speichern von Originaldokumente in sogenannten Dokumentenspeichern und dem Speichern von Deskriptoren (systematischen Schlagwörtern) in den entsprechenden Deskriptorenspeichern unterschieden werden. Der Dokumentenspeicher speichert die Dokumente in vollem Umfang, beispielsweise in einer Volltextdatenbank. Der Deskriptorenspeicher hingegen speichert die Deskriptoren, die der jeweiligen Dokumentationseinheit zugeordnet wurden. Im einfachsten Fall handelt es sich hierbei um einen Schlagwortkatalog.

Für das Speichern, unabhängig davon ob es sich um eine befristete oder unbefristete Speicherung handelt, benötigt man bestimmte Medien. Zunächst wären die klassischen Karteien zu nennen, später die Lochkartenverfahren bis hin zu den elektronischen Speichern wie Magnetbänder, Magnetkarten, Disketten. Besondere Bedeutung für die IuD-Praxis hat in den letzten Jahren die CD-ROM (Compact Disk – Read only memory) gewonnen. Hier erfolgt die Speicherung von Informationen mittels der Lasertechnik, die eine deutlich erhöhte Speicherkapazität ermöglicht. Außerdem kann die CD-ROM vom Endbenutzer ausschließlich gelesen und nicht verändert werden. Sie ist daher besonders geeignet für die Bereitstellung umfangreicher Datenbanken und aufgrund der Unveränderbarkeit durch den Endbenutzer nahezu störungsunanfällig.

6.5 Recherche

Unter der Recherche oder auch Retrieval oder Search versteht man das gezielte Suchen und Wiederfinden von Dokumentationseinheiten zu einem bestimmten Sachverhalt. Bevor der Informationsvermittler eine formale Suchfrage formulieren kann, muss er zunächst einige Dinge beachten. Die erst mal nur verbal formulierte Suchanfrage des Benutzers muss genauer hinterleuchtet werden. Wie viele Dokumentationseinheiten möchte der Benutzer mitgeteilt bekommen, über welchen Zeitraum soll sich die Suche erstrecken (z.B. die Dokumentationseinheiten der letzten 15 Jahre) und soll die Suche auf bestimmte Sprachen beschränkt werden. Außerdem muss vorab geklärt werden, in welcher Form der Benutzer das Rechercheergebnis bekommen will, beispielsweise als Titelliste, Referat, auf Karteikarte, etc..
Um eine möglichst präzise Recherche durchführen zu können, ist es hilfreich für den Rechercheur zu wissen, wofür die Recherche benötigt wird, um in Bezug auf die Relevanz einzelner Dokumentationseinheiten bzw. auf die Vollständigkeit insgesamt eine Auswahl hin zu treffen. Für eventuelle Rückfragen sollte der Benutzer dem Rechercheur zur Verfügung stehen. Nachdem diese hier erwähnten Punkte geklärt wurden sind, kann der Rechercheur die formale Suchfrage stellen. Diese erfolgt zunächst über die Auswahl geeigneter Deskriptoren, die anschließend miteinander verknüpft werden, um ein möglichst vollständiges oder genaues Ergebnis zu bekommen. Mittels dieser formalen Suchfrage kann der Deskriptorenspeicher auf relevante Deskriptoren durchsucht werden. Das Ergebnis einer solchen formalen Suchfrage könnte beispielsweise eine Zahl bzw. Dokumentennummer sein, über die wiederum über den Dokumentenspeicher ein Rückgriff auf das Originaldokument möglich ist.

6.6 Reproduktion

Die Reproduktion von Dokumenten oder allgemeiner formuliert von Informationen erfolgt auf unterschiedlichen technischen Wegen, z.B. als Direktkopie, Mikrokopie, Bildwiedergabe, Hypertext, auf Diskette, CD-ROM oder ähnlichem.

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