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Identität und Geschichte der Informationswissenschaft

Archive

3. Aufgaben des Archivs

Projekte: Identität und Geschichte der Informationswissenschaft

Archive sammeln, bewahren und bieten Zugang zu Aufzeichnungen, Unterlagen und anderen Objekten, die man unter der Bezeichnung „Dokument“ zusammenfassen kann. Im Unterschied zu Dokumentationsstellen, die über die (in der Regel publizierten) Dokumente eines bestimmten Sachgebiets informieren, sammeln Archive Dokumente (in der Regel Unikate) einer bestimmten „Herkunft“ (Provenienzprinzip), die also in einem bestimmten Verwaltungsbereich (Stadt, Land, Kirche, Unternehmen, Universität …) anfallen. Zweck der Archivierung ist neben der Bewahrung des institutionellen Gedächtnisses die Verwahrung von Rechtstiteln in Verbindung mit den Unterlagen.

Zur Erläuterung dessen, was „Archivgut“ und was „archivwürdig“ ist, im Folgenden ein Auszug aus dem saarländischen Archivgesetz (§ 2 Archivgut):

Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen sowie bei natürlichen oder juristischen Personen des privaten Rechts anfallen; hierzu zählen insbesondere Urkunden, Akten, Amtsbücher, Karten, Pläne, Plakate, Bild-, Film- und Tonmaterial, elektronische Informationsträger, auf diesen gespeicherte Informationen und Programme zu ihrer Auswertung sowie andere Träger von Informationen..

Archivwürdig sind Unterlagen, die auf Grund ihrer politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung sowie für die berechtigten Belange der Öffentlichkeit von bleibendem Wert sind. Als archivwürdig gelten auch solche Unterlagen, deren Archivierung durch Rechtsvorschrift angeordnet ist. Über die Archivwürdigkeit der Unterlagen entscheiden die Archive, nachdem die unter § 2 Absatz 1 Satz 1 genannten Stellen diese dem jeweils zuständigen Archiv angeboten haben.

Archivierung bedeutet nach $ 3 im Einzelnen, „das Archivgut auf Dauer zu übernehmen, instand zu setzen, sachgemäß zu verwahren, zu erfassen, zu erschließen und für die Bedürfnisse der Gesetzgebung, der Verwaltung, der Rechtspflege, der Forschung sowie für Informationsinteressen der Öffentlichkeit bereitzuhalten oder auszuwerten.“

Aus informationswissenschaftlicher Sicht sind noch folgende Bestimmungen interessant:

  • Das Archivgut darf mittels elektronischer Datenträger erfasst und gespeichert werden
  • der Schutz personenbezogener Daten ist sicherzustellen

Bezüglich der Schutzfristen enthält das Kapitel über das Landesarchiv folgende Bestimmungen (§ 11 Nutzung durch Dritte):

  • Jedermann ist berechtigt, das Archivgut aus einer mehr als 30 Jahre zurückliegenden Zeit zu amtlichen, wissenschaftlichen oder publizistischen Zwecken sowie zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher Belange zu nutzen.
  • Archivgut, das besonderen Geheimhaltungs- und Schutzvorschriften unterliegt, darf erst 80 Jahre nach seiner Entstehung zur Nutzung durch Dritte freigegeben werden. Hierzu gehören insbesondere Verschlusssachen und Unterlagen, die dem Steuergeheimnis, dem Bankgeheimnis, dem Sozialgeheimnis oder der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.
  • Unbeschadet der Schutzfrist nach Absatz 2 darf Archivgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht, ohne Einwilligung des Betroffenen erst 30 Jahre nach seinem Tod durch Dritte benutzt werden. Ist der Todestag nicht feststellbar, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Kann auch das Geburtsdatum nicht ermittelt werden, endet die Schutzfrist 60 Jahre nach Schließung der Unterlagen.
  • Die festgelegten Schutzfristen können von der abgebenden Stelle um höchstens 20 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.
  • Die Schutzfristen nach den Absätzen 1 und 3 gelten nicht für Unterlagen, die bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.

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